Heute ist der 18. Dezember und es sind nur noch wenige Tage bis zum Heiligen Abend beziehungsweise bis Jahresende. Vielleicht siehst du vor lauter (Weihnachts-)Bäumen die wichtigsten Aufgaben nicht mehr. Du hastest nur noch zwischen verschiedenen Baustellen hin und her, bestellst zwischendurch die letzten Geschenke im Internet und fragst dich abends erschöpft, was du eigentlich den ganzen Tag getan hast und warum.
Weil es mir selbst gerade ein bisschen so geht, habe ich in meinem allerersten Blogartikel (auf dieser Website) ein paar persönliche Tipps für Selbstständige zusammengefasst, um gelassen durch die letzten Tage zu kommen:

1. Aufgaben notieren und priorisieren
2. Raum für Erholung und Motivation lassen
3. Zeitfresser bekämpfen
4. Erfolge feiern
5. Feierabend nicht vergessen
6. Rückschläge „gehen lassen“
7. Schlussstrich ziehen und Freizeit zelebrieren

1. Aufgaben notieren und priorisieren

Wenn du im Moment das Gefühl hast, in zwei Dutzend verschiedenen Aufgaben unterzugehen und dich immer tiefer zu verstricken, hilft es manchmal, mental einen Schritt zurückzutreten. Konkret heißt das, die aktuelle Aufgabe weglegen und tief durchatmen. Und dann mit einem objektiveren Blick alles Anstehende aufschreiben und priorisieren.

Nimm dir dazu eine halbe Stunde Zeit. Notiere alle Aufgaben, die gerade im Raum stehen. Mir hilft es dabei, Privates und Berufliches mit zwei unterschiedlichen Farben zu kennzeichnen.
Ich versuche, die Aufgaben möglichst konkret nach SMART-Kriterien (auf Deutsch: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) zu formulieren.

Ist die Liste fertig, müssen die Punkte nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden. Dafür eignet sich die Eisenhower-Matrix, die du vielleicht schon kennst. Die Aufgaben werden dabei nach vier verschiedenen Kategorien priorisiert:
A – wichtig und eilig. Sofort oder so schnell wie möglich erledigen.
B – wichtig, aber nicht eilig. Terminieren.
C – eilig, aber nicht wichtig. Delegieren.
D – nicht eilig, nicht wichtig. Ab damit in die Ablage oder deinen Papierkorb.

Erledigen, terminieren, delegieren

Ganz klar ist: Alle A-Aufgaben sollten noch vor Heiligabend erledigt werden. Vor allem unter Zeitdruck hilft folgende Frage bei der Priorisierung: Was ist das Schlimmste, was passieren kann, wenn ich nicht fertig werde?
Als Entscheidungshilfe: Du hast ein Geschenk zu spät bestellt und kannst es erst im Januar überreichen? Dumm gelaufen, aber zu verschmerzen, oder?! Du kannst einen aktuellen Auftrag nicht fertigstellen oder hast auf eine wichtige E-Mail nicht rechtzeitig geantwortet? Ungünstig. Alle Aufgaben, die unmittelbar den Umsatz stärken, die eigene Reputation festigen oder potentielle Aufträge nach sich ziehen, gehören auf die A-Liste.

Die B-Aufgaben terminierst du bei deiner ersten Jahres-/Monats- oder Wochenplanung im Januar; damit sind sie auf der internen Agenda vermerkt und benötigen für das restliche Jahr 2021 keine Aufmerksamkeit mehr.

Einzelkämpfer*innen müssen sich gut überlegen, an wen C-Aufgaben delegiert werden können. Insbesondere kurz vor Weihnachten handelt es sich dabei oft um private Aufgaben: Das Geschenk für die Schwiegermutter besorgen, das Rezept fürs Weihnachtsessen raussuchen, für die Feiertage einkaufen … All diese Dinge sind dringend und schwirren vielleicht permanent im Hinterkopf herum. Daher: Wer kann das übernehmen? Hat dein Partner oder deine Partnerin Kapazitäten dafür oder vielleicht die beste Freundin oder der beste Freund?
Wenn sich tatsächlich niemand findet, empfehle ich, Alternativlösungen zu suchen: Vielleicht tun es am Weihnachtsabend einfach mal Würstchen und Kartoffelsalat; vielleicht bestellst du deine Lebensmittel ausnahmsweise bei einem Lieferdienst und überreichst deiner Schwiegermutter statt Buch/Parfüm/Pralinen einen Gutschein für einen Spielenachmittag oder den Besuch einer Lesung. Mach es dir selbst so leicht, wie nur möglich! Druck rausnehmen ist hier die Devise.

(Stockfoto)

2. Raum für Erholung und Motivation lassen

Wenn du deine restlichen und wichtigsten Aufgaben definiert hast, heißt es jetzt: keine Zeit mehr verlieren – es ist ja nicht mehr viel übrig. Teile die Aufgaben auf die verbleibenden Tage auf und dann los.
Bei mir selbst und einigen anderen in meinem direkten Umfeld beobachte ich allerdings seit einigen Tagen eine gewisse „Jahresendmüdigkeit“. Der letzte Urlaub ist zu lange her, die Batterien ziemlich leer. Die frühe Dunkelheit und die grauen Tage tun ihr Übriges dazu. Diese Stimmung behindert natürlich, wenn noch wirklich wichtige Aufgaben zu erledigen sind.

Was kann man/frau da machen?
Schnelle Ideen, die ich gerade täglich anwende, um mich zu erholen und zu motivieren:

  • Seit dem ersten Lockdown obligatorisch:
    Einen Morgenspaziergang machen!
    Wenigstens einmal um den Block; besonders wichtig für alle, die im Homeoffice arbeiten.
  • Vor Arbeitsbeginn: Lichterkette/Lichtervorhang im Arbeitszimmer einschalten und ein ausgesuchtes Weihnachtslied anhören
    Stimmuuuuuung … Trotz Stress einen kurzen Moment Weihnachtsvorfreude genießen.
  • Dankbarkeit schriftlich festhalten. Ich nutze für meine Alltagsorganisation das 6-Minuten-Erfolgsjournal*, da gibt es die Spalten „Ich bin dankbar für …“ und „Ich freue mich auf …“ schon vorgedruckt zum Ausfüllen. Vielleicht hast du ein Dankbarkeitstagebuch. Ansonsten tut es auch ein Schmierzettel. Und für Schreibfaule reicht es vielleicht auch schon, zwei Minuten intensiv daran zu denken, wofür man/frau gerade dankbar bist
  • Besser konzentrieren mit Zitrone. Auf meinem Schreibtisch steht ein Aroma-Difuser. Ein paar Tropfen ätherisches Zitronenöl hinzufügen und das Arbeitszimmer riecht wunderbar frisch. Zitronenduft belebt den Geist und fördert die Konzentration.

Starte, wenn du soweit bist. Regelmäßig kurze Pausen einlegen, aufstehen, etwas trinken oder ein paar Dehnübungen einschieben ist gerade wichtiger denn je. Ich habe sehr gute Erfahrung mit kurzen Mediationen gemacht, Länge unter 10 Minuten. Zum Beispiel mit der 7Mind-App*.

3. Zeitfresser bekämpfen

„Erledigt ist besser als perfekt“

(Sheryl Sandberg)

Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass es – egal ob privat oder beruflich – nur wenig größere Zeitfresser gibt als den Drang nach Perfektion.
Deshalb: Erledige deine Aufgabe so gut wie möglich in der Zeit, die du dafür eingeplant hast. Lege die Aufgabe trotzdem weg, auch wenn du sie nicht vollständig beenden konntest. Versuche, erst alle anderen Aufgaben zu erledigen und schaue dann, ob noch Zeit für Verbesserungen oder Korrekturen bleibt. Falls nicht, hol dir Hilfe!

Unterstützung bei Textarbeiten bekommst du gerne von mir! Hast du keine Zeit mehr für die Korrektur deines Weihnachtsblogartikels oder fürchtest schiefe Bilder in deinem Weihnachtsmailing? Dann schreib mir schnell, bis Mittwoch, 22. Dezember, bearbeite ich noch Korrekturaufträge für kurze Texte. Willst du die entspannte Stimmung der Weihnachtstage mit ins neue Jahr nehmen? Dann lass deine Neujahrsmailings von mir überarbeiten, korrigieren oder schreiben 🙂 (Stichwort „delegieren“!)

4. Erfolge feiern

Generell immer wichtig und besonders in Stressphasen motivierend: Lobe dich selbst, wenn du eine Aufgabe beendet hast!

Vor allem, wenn du allein arbeitest, übernimmt das kein anderer für dich. Mache eine Pause, reflektiere deinen Erfolg, lobe dich. Wenn du (wie ich) zu denen gehörst, bei denen Belohnungen anspornend wirken, ist es wichtig, dass du dir deine Belohnung auch zugestehst und dir dafür, wenigstens kurz, Zeit nimmst.

5. Feierabend nicht vergessen

Trotz oder gerade wegen des akuten Zeitdrucks solltest du dir deinen wohlverdienten Feierabend unbedingt nehmen. Wenn schon die Buchstaben vor den Augen verschwimmen und sich kein klarer Gedanke mehr fassen lässt, bringt es nichts, noch bis 23 Uhr am Schreibtisch zu hocken.

Sehr viel besser für das körperliche und mentale Wohlbefinden sind dann ein Bad, ein Abendspaziergang, eine Stunde lesen, eine Meditation, ein Essen mit dem Partner oder der Partnerin, eine Sporteinheit, ein Glühwein mit Freunden oder was auch immer dir Freude bereitet. Vom abendlichen Geschenkeshopping würde ich abraten.

6. Rückschläge „gehen lassen“

Vielleicht merkst du beim Bearbeiten, dass es aufgrund von Umfang, Komplexität oder Zeitmangel einfach nicht mehr möglich ist, eine bestimmte Aufgabe oder einen Auftrag abzuschließen oder die Zeit für alle A-Aufgaben einfach nicht ausreicht. Dann solltest du rechtzeitig die Reißleine ziehen. Kommuniziere frühzeitig mit deinen Auftraggeber*innen, um Imageverlust oder Verärgerung auf das absolute Minimum zu reduzieren.

Und wenn du alles in Ordnung gebracht hast, lass diese Misserfolge auch „gehen“. Überleg dir, wie du es beim nächsten Mal anders hinbekommst. Aber dann schließe damit ab. Es wäre schade, wenn dir düstere Gedanken den Weihnachtsabend mit deiner Familie oder deinen Freunden verderben.

7. Schlussstrich ziehen und Freizeit zelebrieren

Ich denke, es ist sehr sinnvoll, kurz vor Beginn der Feierlichkeiten einen mentalen Schlussstrich zu ziehen. Nimm dir einen Moment Zeit. Reflektiere, was du in den vergangenen Tagen geleistet hast. Und dann schalte deinen PC ab und freue dich auf die kommenden freien Tage. Du hast sie dir redlich verdient!

Ich persönlich versuche, bis zum Abend des 22. Dezembers alle wichtigen Aufgaben abgearbeitet zu haben. Am 23. möchte ich gerne noch etwas Zeit fürs Schmücken und Geschenke verpacken haben, dabei ein Hörbuch hören und mich langsam auf den Weihnachtsabend mit meiner Familie einstimmen 🙂 Mal sehen, ob das gelingt.

Ich hoffe, meine ganz persönlichen Tipps helfen dir ein bisschen weiter und du kannst die verbleibenden Tage für die wirklich wichtigen Aufgaben nutzen und gelassen ins neue Jahr sehen.

*unbezahlte Werbung.

edia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement